Chi tratta i dati
Il titolare del trattamento è SIGMA SISTEMI SRL, Via Vittorio Veneto 19A, Capriate San Gervasio (BG), P.IVA 02453640167. Per qualsiasi domanda: info@sigma-sistemi.it, PEC pec.sigma-sistemi@legalmail.it, telefono 02 90980299.
A cosa serve l'app
Sigma Organizer è l'app dei dipendenti di Sigma Sistemi: agenda, rapporti di intervento e spese. Si usa con l'account aziendale. Chi non è un dipendente può provarla soltanto con i dati dimostrativi.
Con i dati dimostrativi
L'app non raccoglie nessun dato personale e non si collega ai nostri sistemi. Nomi, clienti e appuntamenti sono inventati, restano nella memoria del telefono e si azzerano quando l'app viene chiusa. Se l'app incontra un errore, invia soltanto la segnalazione tecnica descritta più sotto.
Con l'account aziendale
L'app tratta gli stessi dati che il dipendente gestisce già nel gestionale aziendale:
- il nome di accesso dell'account aziendale Microsoft, il nome e il codice del dipendente, la data dell'ultimo accesso;
- appuntamenti, rapporti di intervento, ore, spese di trasferta e del ristorante, con i clienti e i colleghi collegati;
- i recapiti dei clienti registrati nel gestionale: indirizzo, telefoni, email, partita IVA e codice fiscale, e i nomi, i ruoli, i telefoni e le email delle persone di riferimento;
- le impostazioni del proprio profilo.
Servono a organizzare il lavoro, a contattare i clienti e a rendicontare interventi e spese. La base giuridica è l'esecuzione del rapporto di lavoro e il legittimo interesse del titolare all'organizzazione della propria attività.
I dati restano nel gestionale, sui server di Sigma Sistemi. L'app li legge e li salva attraverso un servizio ospitato su Microsoft Azure, in un data center in Italia, che li fa passare senza conservarli. L'accesso avviene con Microsoft Entra ID, il sistema degli account aziendali. Per la sicurezza e per risolvere i problemi, il servizio può registrare dati tecnici delle richieste, come indirizzo IP, data e ora, per il tempo strettamente necessario.
Sul telefono
- L'app conserva l'accesso all'account aziendale nella memoria protetta del telefono, per non chiedere la password a ogni apertura. "Esci" lo cancella.
- Conserva anche le preferenze, come il tema chiaro o scuro e la vista dell'agenda.
- I recapiti dei clienti si leggono dal gestionale quando si apre la scheda del cliente e non restano sul telefono. Il PDF di un rapportino resta sul telefono solo finché è aperto.
- Disinstallando l'app si cancella tutto.
Segnalazioni di errore
Se l'app si chiude per un errore o incontra un problema, invia una segnalazione tecnica a Sentry, un servizio di Functional Software, Inc. che raccoglie gli errori delle app, con i dati conservati nell'Unione Europea (Germania). La segnalazione contiene il punto del programma in cui è avvenuto l'errore, il modello del telefono, la versione del sistema e dell'app, e un codice casuale dell'installazione, che serve soltanto a contare quante persone ne sono colpite. Sull'iPhone la segnalazione contiene anche l'elenco delle ultime richieste dell'app al server: gli indirizzi possono riportare il codice del dipendente, di un cliente o di un evento, mai il contenuto di appuntamenti e rapportini.
Non contiene nome, email né indirizzo IP, e non serve a seguire chi usa l'app. La base giuridica è il legittimo interesse del titolare a far funzionare correttamente l'app. Le segnalazioni si cancellano da sole dopo il periodo previsto dal servizio, al massimo 90 giorni.
Cosa l'app non fa
- Non mostra pubblicità e non usa strumenti di statistica o di tracciamento di terze parti: verso l'esterno partono soltanto le segnalazioni di errore descritte sopra.
- Non legge posizione, contatti, foto o file del telefono.
- "Aggiungi al calendario" apre il calendario del telefono con l'appuntamento già compilato: l'app non legge il calendario.
- "Chiama", "Scrivi" e "Indicazioni" aprono il telefono, la posta o le mappe con il recapito del cliente già scritto: l'app non registra le chiamate né i messaggi.
Chi vede i dati
I dati non vengono venduti né ceduti. Gli appuntamenti sono visibili ai colleghi, come nell'agenda aziendale; quelli segnati come privati li vede solo chi li ha creati. Microsoft, che fornisce Azure ed Entra ID, e Functional Software (Sentry), per le segnalazioni di errore, trattano i dati per conto del titolare come responsabili del trattamento.
Per quanto tempo
I dati del gestionale si conservano per la durata del rapporto di lavoro e per il tempo previsto dagli obblighi di legge, fiscali e contabili. L'app non crea account: l'account aziendale lo gestisce Sigma Sistemi, a cui si può chiedere la cancellazione dei dati scrivendo agli indirizzi qui sopra.
I tuoi diritti
Puoi chiedere in ogni momento l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità, oppure opporti al trattamento (articoli 15-22 del Regolamento UE 2016/679), scrivendo a info@sigma-sistemi.it. Puoi anche presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.